Heading hidden

Asiakirjajulkisuuskuvaus

1. Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Mercuria kauppaoppilaitos Oy on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Mercurian asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan, miten Mercuriassa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy asiankäsittelyssä sekä palvelujen tuottamisessa. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa julkisuuslain mukaisen asiakirjapyynnön tekemistä sekä avustaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöimisessä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle.

 

Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot:

  • tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin kuuluvia tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja
  • asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävästä viranomaisesta ja sen yhteystiedoista tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi
  • tietojärjestelmien sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin
  • hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea teknisesti viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä ja tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

 

2. Mercurian asiarekisteri ja tiedonhallinta

Mercurian asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Mercurian asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoihin.

 

3. Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Mercurian asiakirjoja koskevat tietopyynnöt tulee otsikoida Tietopyyntö-sanalla ja ne suunnataan sähköisesti osoitteeseen kirjaamo@mercuria.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Mercuria kauppaoppilaitos Oy / Kirjaamo, Martinlaaksontie 36, 01620 Vantaa.

Tietopyynnön tekeminen

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko tulee aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Mercuria voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

 

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat 

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan tyypistä johtuen Mercuria voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Tilatuista asiakirjoista voidaan periä maksu.

 

4. Mercurian tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja ja yksilöiviä tietoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

 

Yleishallinto

Lakisääteisten tehtävin hoitamiseen liittyvä asiankäsittely

- asianhallinnan tietojärjestelmä

- asiasanat: asiakkaan nimi, diaarinumero, asiatunnus

 

Henkilöstöhallinto

Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely

- henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä

- asiasanat: henkilön nimi, henkilötunnus

 

Taloushallinto

Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely

- myynti- ja ostolaskutuksen tietojärjestelmä

- asiasanat: asiakkaan nimi, henkilötunnus, y-tunnus

 

Kiinteistöhallinto

Kiinteistöjen huoltoon liittyvä asiankäsittely

- kiinteistö, vikailmoitukset

- asiasanat: huonetila, sähköposti, puhelinnumero

 

Tietohallinto

Tiedonhallintaan liittyvä asiankäsittely

- käyttäjähakemisto

- asiasanat: käyttäjänimi, ryhmätunnus, puhelinnumero

 

 Laatu ja kehittäminen

Laadunhallintaan ja kehittämiseen liittyvä asiankäsittely

- laadunhallinnan tietojärjestelmä

- asiasanat: nimi, diaarinumero, asiatunnus

 

Opetus ja opiskelu

Ammatillisen koulutuksen opetukseen liittyvä asiankäsittely

- opiskelijahallinnon tietojärjestelmä

- asiasanat: henkilön nimi, ryhmätunnus, henkilötunnus

 

Kansainvälinen opiskelijavaihto ja kansainväliset hankkeet

Kansainväliseen opiskelijavaihtoon ja kansainvälisiin hankkeisiin liittyvä asiankäsittely

- asianhallinnan tietojärjestelmä

- asiasanat: hankkeen nimi, diaarinumero, asiatunnus

 

Kansalliset hankkeet

Kansallisiin hankkeisiin liittyvä asiankäsittely

- asianhallinnan tietojärjestelmä

- asiasanat: hankkeen nimi, diaarinumero, asiatunnus

 

5. Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.